Канцелярия

Канцелярия Узбекского государственного университета мировых языков (в дальнейшем по тексту Канцелярия) входит в утвержденную организационную структуру, утвержденную Указом Президента Республики Узбекистан от 23 мая 2013 года № 1971 «О мерах по совершенствованию деятельности Узбекского государственного университета мировых языков» и подчиняется непосредственно ректору университета.

Основной деятельностью Канцелярии является обеспечение документооборота и исполнения дисциплины на университетском уровне, а также организация процесса подготовки документов и своевременная доставка их ответственным лицам.

Канцелярия в своей деятельности руководствуется Конституцией Республики Узбекистан, законами Республики Узбекистан, решениями и другими нормативными актами Верховного Совета Республики Узбекистан, указами, постановлениями и распоряжениями Президента Республики Узбекистан, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Республики Узбекистан, решениями, приказами и другими нормативными актами Министерства высшего и среднего специального образования, а также Уставом университета и настоящим Положением.

Кадровый состав Канцелярии включает руководителя, делопроизводителей, курьера и архивариуса.

Каждый сотрудник Канцелярии несет ответственность за выполнение порученных задач и работает в соответствии с должностными инструкциями.

Состав должностей Канцелярии определяется в пределах общего фонда средств, выделяемых университету на оплату труда. Руководитель Канцелярии назначается и освобождается от должности ректором университета.

Канцелярия несет материальную ответственность за печати с указанием ее названия, штамп университета и обязана хранить их в железном сейфе.

II. Задачи Канцелярии:

• Совершенствование системы документооборота и работы с документами в университете;

• Оптимизация системы документооборота, обеспечение организационно-методической, координационной и контрольной работы в структурных подразделениях университета по вопросам делопроизводства, работы с документами и архивным делом;

• Подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами;

• Контроль за работой с документами и их исполнением в университете;

• Внедрение новых методов работы с документами и документооборота с использованием современных информационно-коммуникационных технологий.

Для выполнения возложенных задач Канцелярия выполняет следующие функции:

• Обеспечение работы с документами и делопроизводства в университете;

• Оформление входящих и исходящих документов, их первичная обработка и доставка ответственным исполнителям по их актуальности;

• Правильное оформление сроков исполнения документов и контроль за их выполнением;

• Регистрация, хранение и передача на исполнение текущих делопроизводственных документов, включая приказы ректора университета и другие распорядительные документы;

• Разработка и внедрение нормативных актов и других правовых документов по вопросам работы с документами и делопроизводства в университете;

• Методическое руководство по организации делопроизводства в университетских подразделениях, контролирование передачи документов в архив;

• Подготовка служебных документов, их выпуск, тиражирование и распространение;

• Участие в организации производственных, оперативных, аппаратных и других собраний, техническое обеспечение данных собраний, оформление служебных командировок;

• Развитие документооборота и улучшение дисциплины исполнения в университете, подготовка информационно-аналитических материалов о текущем состоянии и перспективах;

• Ответы на запросы о подлинности дипломов (электронные запросы);

• Регистрация обращений физических и юридических лиц, распределение их среди ответственных лиц после получения разъяснений от ректора и контроль за их исполнением;

• Участие в подготовке и выполнении распоряжений, решений и других указаний руководства университета;

• Выполнение других функций, исходя из целей и задач, поставленных перед университетом в рамках полномочий Канцелярии.

III. Права Канцелярии

Канцелярия обладает следующими правами для выполнения своих задач:

• Ознакомление с входящими документами и другими информационными материалами, их системная регистрация и прием для дальнейшего использования в работе;

• Запрос необходимой информации и данных от руководства университета и подразделений для выполнения возложенных задач и функций;

• Изучение состояния работы с документами и делопроизводства в подразделениях университета, координация их деятельности;

• Возвращение проектов нормативных правовых документов, оформленных ненадлежащим образом, для устранения недостатков и консультирование по их исправлению;

• Внесение предложений по совершенствованию системы работы с документами и документооборота в университете и предоставление отчетности о выполненной работе;

• Прием на работу необходимых специалистов для Канцелярии и изменение их должностей в рамках своей деятельности;

• Внесение предложений руководству университета по повышению квалификации сотрудников Канцелярии, материальному и моральному стимулированию, принятию дисциплинарных мер.

• Участие в собраниях, проводимых университетом.