Канцелярия
1. Канцелярия Узбекского государственного университета мировых языков (далее по тексту-канцелярия) входит в организационную структуру, утвержденную постановлением Президента Республики Узбекистан от 23 мая 2013 года № 1971 “о мерах по совершенствованию деятельности Узбекского государственного университета мировых языков”и подчиняется непосредственно ректору университета.

2. Деятельность канцелярии-направлена на обеспечение делопроизводства и исполнительной дисциплины в университете, а также на организацию процессов подготовки и своевременной доставки документов ответственным лицам.

3. В своей деятельности канцелярия руководствуется Конституцией и законами Республики Узбекистан, решениями и иными документами Олий Мажлиса Республики Узбекистан, указами, постановлениями и распоряжениями Президента Республики Узбекистан, постановлениями и распоряжениями Кабинета Министров Республики Узбекистан, решениями Коллегии, приказами и иными нормативными актами Министерства высшего и среднего специального образования, а также уставом университета и настоящим Положением. выполняет соответствующую работу.

4. Карьерный график канцелярии состоит из директора, канцеляриста, курьера и архивариуса.

Каждый сотрудник канцелярии отвечает за поставленную перед ним задачу и руководствуется должностной инструкцией.

5. Структура должностей канцелярии определяется в пределах суммы, выделяемой университету, и общего фонда заработной платы. Директор канцелярии назначается и освобождается от должности ректором университета.

6. Канцелярия несет материальную ответственность за печать со своим названием, университет несет материальную ответственность за угловой штамп, а директор несет ответственность за их хранение в железном сейфе.

II. Функции и функции канцелярии

7. Основными задачами канцелярии являются:

совершенствование системы делопроизводства и документооборота в вузе,

осуществление организационно-методической, координационной и контрольной работы по оптимизации системы документооборота, делопроизводства и работы с документами, а также деятельности структурных подразделений университета по вопросам архивного дела,

подготовка и оформление документов в соответствии с действующими стандартами и правилами,

контроль за работой с документами и их исполнением в университете,

внедрение новых методов организации работы с документами и делопроизводством с применением современных информационно-коммуникационных технологий,

8. Для выполнения возложенных на него функций канцелярия выполняет следующие функции:

обеспечение документооборота и делопроизводства в вузе,

своевременное оформление, первичная обработка и доведение до исполнителей входящих и исходящих документов,

правильное оформление и контроль сроков исполнения документов,

регистрация, хранение и доведение до соответствующих исполнительных подразделений документов текущего делопроизводства, в том числе приказов ректора университета и других инструктивных документов, формирование сводок документов, подготовка и сдача их на хранение,

разработка и практическое внедрение инструкций и иных нормативных правовых актов по работе с документами и делопроизводством в вузе,

организация делопроизводства в подразделениях вуза, методическое руководство хранением документов и контроль за своевременной передачей сводок в архив, подготовка информации руководству о несвоевременном исполнении или неисполнении документов,

подготовка, выпуск, воспроизведение и распространение служебной документации,

участие в организации производственных, оперативных, аппаратных и других совещаний, проводимых руководством вуза, техническое обслуживание организации этих совещаний, оформление командировочных документов,

подготовка и внедрение информационно-аналитической информации о текущей и перспективной ситуации по развитию документирования деятельности университета, а также совершенствованию исполнительской дисциплины,

анкета о действительности диплома (электронная анкета) larga отправка ответного письма,

Регистрация (совместно с ответственным) обращений физических и юридических лиц в специальной книге, раздача ответственным лицам после изо ректора и контроль за их исполнением,

участие в рамках своей компетенции руководства вуза в подготовке и выполнении управленческих и инструктивных решений, поручений и т.д.,

в рамках своей компетенции канцелярия также выполняет другие функции в соответствии с целями и задачами, которые она ставит перед университетом.

III. Права канцелярии

9. Канцелярия имеет право на выполнение возложенных на нее обязанностей:

ознакомление с поступающими в вуз документами и иными информационными материалами в пределах его компетенции, систематическая регистрация и прием для использования в работе,

запрашивать у руководства университета и департаментов соответствующую информацию и информацию для выполнения возложенных на него задач и функций,

изучение состояния документации и делопроизводства в подразделениях университета и координация их деятельности в этом отношении в пределах своей компетенции,

возврат исполнителям на устранение недостатков проектных форм нормативных правовых актов, не подготовленных в установленном порядке, а также консультирование по устранению недостатков,

вносить предложения руководству по совершенствованию системы работы с документами и делопроизводством в университете, а также предоставлять информацию о проделанной работе,

прием на работу и смена должности необходимых специалистов в канцелярии в рамках своей деятельности,

вносить предложения руководству вуза по повышению квалификации, материальному и моральному стимулированию работников канцелярии, принятию дисциплинарных мер в рамках своей деятельности,

участие в собраниях, которые будут проходить в университете.